Perbedaan Dokumen dan Arsip: Refleksi Sidang DKPP atas Aduan Bona Silalahi

 Oleh: Temu Sutrisno

 

Sidang dugaan pelanggaran etik penyelenggara pemilu yang digelar Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP) terkait aduan pengamat kebijakan publik, Bonatua Silalahi, terhadap Komisioner KPU RI kembali membuka mata publik mengenai pentingnya pemahaman dasar hukum administrasi negara. Perkara yang berakar dari gugatan legalisir salinan ijazah mantan Presiden Joko Widodo ini menyajikan momen menarik di ruang persidangan.

Majelis mengajukan pertanyaan mendasar namun krusial kepada Bonatua Silalahi selaku pengadu dan saksi Michael Sinaga: "Apakah perbedaan antara dokumen dan arsip?"

Pertanyaan itu seperti sepele. Banyak orang bertanya-tanya, mengapa hal itu diajukan majelis sidang DKPP?  Apa pentingnya?

Definisi dokumen dan arsip merupakan pijakan dasar dalam memahami objek yang sedang dipersengketakan. Dalam hukum administrasi, memisahkan secara tegas antara dokumen dan arsip adalah fondasi utama untuk menentukan keabsahan formil maupun materiil dari suatu tindakan pemerintahan.

Secara universal dan berdasarkan teori hukum tata usaha negara, dokumen memiliki cakupan makna yang sangat luas. Dokumen didefinisikan sebagai setiap bahan tertulis, tercetak, digital, atau terekam yang memuat informasi terstruktur. Sifat utama dari sebuah dokumen dalam ranah administrasi adalah informatif dan dinamis. Sebuah dokumen belum tentu memiliki kedudukan hukum yang final. Konsep rancangan (draft) peraturan, fotokopi berkas, surat edaran internal, hingga surat permohonan yang baru masuk ke loket pemerintahan semuanya diklasifikasikan sebagai dokumen. Dokumen dapat diubah, direvisi, disebarluaskan secara bebas, bahkan dimusnahkan secara langsung tanpa melewati prosedur birokrasi yang rumit apabila masa gunanya telah habis atau isinya belum disahkan. Dokumen berfokus pada apa informasi yang dikandungnya, bukan pada bagaimana sejarah penciptaan dan rantai penyerahannya (chain of custody).

Berbeda secara diametral, arsip merupakan dokumen yang telah mengalami proses penyaringan kedudukan hukum dan administratif. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara, pemerintah, maupun perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Jika dokumen menekankan aspek informasi, maka arsip menekankan aspek konteks, keaslian (otentisitas), dan fungsi pembuktian hukum. Tidak semua dokumen bisa naik kelas menjadi arsip. Dokumen baru menjadi arsip apabila ia tercipta sebagai bagian integral dari pelaksanaan urusan publik resmi (fungsi transaksional) dan disimpan secara sistematis. Arsip tidak boleh diubah secara sepihak, memiliki nilai hukum tetap, dan pengelolaannya diikat ketat oleh instrumen hukum seperti Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip (JRA), hingga Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip.

Jika kita membandingkan karakteristik hukum keduanya, ada empat batas tegas yang memisahkan mereka. Pertama, dari segi sifat informasi, dokumen cenderung bebas, dinamis, serta dapat berupa draf atau salinan biasa, sedangkan arsip bersifat statis, final, dan wajib mencerminkan fakta otentik. Kedua, dari aspek nilai pembuktian, dokumen menempati posisi sekunder yang membutuhkan otentikasi lanjutan untuk menjadi bukti legal, sementara arsip menempati posisi primer karena sah sebagai alat bukti di hadapan hukum.

Ketiga, siklus hidup dokumen hanya ditentukan oleh kebutuhan pengguna informasi tersebut, sangat kontras dengan arsip yang diatur ketat lewat prosedur retensi, pemusnahan, atau penyerahan ke lembaga kearsipan nasional. Terakhir, dokumen dapat berdiri sendiri tanpa riwayat instansi, sedangkan arsip selalu melekat erat pada tugas dan fungsi spesifik dari pihak penciptanya.

Dalam sengketa tata kelola data Pemilu atau administrasi negara, kerancuan membedakan dokumen dan arsip berujung pada kekeliruan fatal dalam membangun konstruksi dalil gugatan. Salinan ijazah yang dilegalisir, yang dijadikan objek persoalan oleh penggugat, pada mulanya masuk ke ranah penyelenggara pemilu (KPU) sebagai dokumen persyaratan administratif pendaftaran. Begitu dokumen persyaratan tersebut diverifikasi, disahkan, dan digunakan dalam menetapkan seseorang menjadi calon resmi hingga menjabat, dokumen tersebut bertransformasi menjadi arsip dinamis atau arsip vital negara yang merekam peristiwa ketatanegaraan.

KPU selaku lembaga publik wajib mengelolanya sesuai standar kearsipan nasional.Ketika seorang saksi atau penggugat di persidangan tidak mampu mengartikulasikan perbedaan ini, mereka akan kesulitan membuktikan letak kesalahan administrasi yang dituduhkan. Sebagai contoh, menuntut orisinalitas mutlak pada sebuah "dokumen fotokopi salinan" tentu tidak relevan, namun menuntut akuntabilitas pengelolaan "arsip negara" atas dokumen tersebut adalah hal yang sah secara hukum. Kegagalan membedakan keduanya membuat argumen yang dibangun di hadapan Majelis Hakim atau Majelis Etik menjadi rapuh, mengambang, dan kehilangan landasan hukum materiilnya.

Secara doktrinal, adagium kearsipan menyatakan bahwa "All archives are documents, but not all documents are archives" (Semua arsip adalah dokumen, namun tidak semua dokumen adalah arsip). Dokumen adalah bahan dasarnya, sedangkan arsip adalah produk hukum formalnya. Kasus gugatan Bonatua Silalahi menjadi pelajaran berharga bagi seluruh rakyat Indonesia, khususnya para praktisi hukum dan pengamat kebijakan publik. Datang ke ruang sidang untuk menggugat tata kelola administrasi negara, tanpa membekali diri dengan pemahaman mendasar mengenai hukum kearsipan hanya akan menjatuhkan kredibilitas gugatan di hadapan majelis persidangan.***

 

Penulis adalah Wartawan Mercusuar-Trimedia Grup